Thông tư này áp dụng đối với các đơn vị thuộc ngành Lao động - Thương binh và Xã hội và các tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm xây dựng, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu trợ giúp xã hội và giảm nghèo.

Cơ sở dữ liệu trợ giúp xã hội và giảm nghèo là kho dữ liệu và hệ thống quản lý thông tin về hộ, người hưởng chính sách trợ giúp xã hội và thông tin về hộ nghèo, hộ cận nghèo, người nghèo, người cận nghèo (MIS POSASoft) dựa trên nền tảng web, có địa chỉ http://misposasoft.molisa.gov.vn, được lưu trữ ở Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội và các máy chủ quản trị cơ sở dữ liệu phụ đặt tại Sở Lao động - Thương binh và Xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Theo đó, cơ sở dữ liệu được theo dõi, giám sát nhằm bảo đảm hoạt động liên tục 24 giờ/ngày, các ngày trong năm và thường xuyên được bảo trì, bảo dưỡng. Máy chủ do Trung tâm Thông tin, Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội quản lý và chịu trách nhiệm vận hành. Dữ liệu được cập nhật thường xuyên, cuối mỗi tháng cơ sở dữ liệu trợ giúp xã hội và giảm nghèo tại Trung ương phải được lưu trữ thành một bản dữ liệu dự phòng. Bản dự phòng này có thể khôi phục được trong trường hợp có sự cố hỏng hóc thiết bị. Cuối mỗi năm cơ sở dữ liệu phải được sao lưu thành một bản để làm dữ liệu hàng năm.

Đối với những tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đã thực hiện kết nối cơ sở dữ liệu với dịch vụ công trực tuyến thì đối tượng, người đại diện hợp pháp của đối tượng hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ hành chính công đăng ký thông tin hưởng chính sách, cập nhật thay đổi thông tin cá nhân của đối tượng chuyển cho đơn vị quản lý nhà nước cùng cấp để tiến hành các thủ tục tiếp theo bảo đảm theo quy định của pháp luật về chính sách trợ giúp xã hội.

Đối với những tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chưa có kết nối cơ sở dữ liệu với dịch vụ công trực tuyến, thì trong quá trình tổ chức thực hiện chính sách trợ giúp xã hội, UBND cấp xã căn cứ quy định về thủ tục hồ sơ quy định tại Nghị định số 136/2013/NĐ-CP cập nhật thông tin của đối tượng và cập nhật thay đổi thông tin khi đối tượng có thay đổi điều kiện hưởng chính sách vào cơ sở dữ liệu thông qua công cụ được kết xuất từ hệ thống.

Sở Lao động - Thương binh và Xã hội chỉ đạo Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, giám sát cán bộ làm công tác lao động xã hội tại cấp huyện, cấp xã trong việc thu thập, cập nhật đối tượng thụ hưởng vào cơ sở dữ liệu theo quy định; thực hiện kết nối cơ sở dữ liệu với hệ thống dịch vụ công trực tuyến để giải quyết chính sách cho đối tượng theo quy định của pháp luật về trợ giúp xã hội và giảm nghèo.