Quyết định 28/2018/QĐ-TTg nhấn mạnh một số nguyên tắc gửi, nhận văn bản điện tử trong cơ quan Nhà nước cụ thể như sau: Tất cả các văn bản điện tử thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của các cơ quan trong hệ thống hành chính Nhà nước phải được gửi, nhận qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành, trừ trường hợp bên gửi hoặc bên nhận chưa đáp ứng yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin,…

Ngoài ra, các cơ quan trong hệ thống hành chính Nhà nước không phát hành văn bản giấy đến bên nhận khi đã gửi văn bản điện tử, trừ văn bản gửi Chính phủ, Thủ tướng; văn bản theo Danh mục do người đứng đầu bộ, ngành, địa phương quyết định.

Bên nhận có quyền từ chối nhận văn bản điện tử, nếu văn bản điện tử đó không bảo đảm các nguyên tắc, yêu cầu về gửi, nhận và phải chịu trách nhiệm về việc từ chối đó. Đồng thời, phản hồi cho bên gửi được biết thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành hoặc trục liên thông văn bản quốc gia để xử lý theo quy định.

Quyết định cũng nêu rõ, văn bản điện tử phải được gửi ngay trong ngày văn bản đó ký ban hành, chậm nhất là trong buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo. Văn bản điện tử đến sau khi được tiếp nhận, nếu bảo đảm giá trị pháp lý phải được xử lý kịp thời, không phải chờ văn bản giấy (nếu có).

Trường hợp văn bản điện tử thuộc loại khẩn phải được đặt ở chế độ ưu tiên, ghi rõ mức độ khẩn, gửi ngay sau khi đã ký số và phải được trình, chuyển giao xử lý ngay sau khi tiếp nhận.

Quyết định này có hiệu lực từ ngày 6/9/2018.