Báo cáo tại cuộc họp, đại diện Phòng thương mại và Công nghiệp Việt Nam chi nhánh Cần Thơ (VCCI) (Đơn vị tổ chức) cho biết, đến thời điểm hiện tại VCCI đã hoàn hoàn thành hệ thống website (http://www.vj-festival.com/) và Fanpage (https://www.facebook.com/VJF2017/) của Chương trình nhằm cung cấp và cập nhật các thông tin về Chương trình một cách nhanh nhất. Ngoài ra, được sự hỗ trợ của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch thành phố, VCCI đã thiết kế Trailer chính thức của Chương trình và gửi chiếu tại màn hình LED trong khu vực TP Cần Thơ.  Bên cạnh đó, công tác chuẩn bị cho việc tổ chức chương trình giao lưu và các tiết mục biểu diễn trong Chương trình cũng như các hoạt động giao lưu, xúc tiến đầu tư, thương mại… đang trong gian đoạn hoàn tất.

Phó Chủ tịch UBND thành phố Trương Quang Hoài Nam cho rằng, Chương trình  giao lưu văn hóa Việt Nam - Nhật Bản lần 3 tại TP Cần Thơ nhằm mục đích tăng cường giao lưu trao đổi văn hóa, kinh doanh, hợp tác thương mại giữa doanh nghiệp và doanh nhân 2 nước Việt Nam - Nhật Bản, vì vậy, Phó Chủ tịch yêu cầu VCCI Cần Thơ tiếp tục phối hợp với các đơn vị có liên quan xây dựng kế hoạch thực hiện cụ thể để Lễ hội diễn ra thành công và tạo ấn tượng tốt. Bên cạnh đó, Phó Chủ tịch giao UBND quận Ninh Kiều có trách nhiệm đảm bảo an ninh trật tự, vệ sinh môi trường, cảnh quang đường phố; bố trí điểm giữ xe trong thời gian diễn ra Chương trình. Ngoài ra, Sở Văn hóa Thể thao và Du lịch tuyên truyền, quảng bá các điểm tham quan trên địa bàn TP Cần Thơ đến các doanh nghiệp, doanh nhân và du khách trong và ngoài nước. Sở Thông tin và Truyền thông chỉ đạo báo, đài tác nghiệp tuyên truyền các hoạt động trước trong và sau Lễ hội. Sở Y tế có kế hoạch kiểm tra an toàn vệ sinh thực phẩm và túc trực cấp cứu kịp thời. Cảnh sát Phòng cháy chữa cháy kiểm tra an toàn phòng cháy tại các gian hàng và có phương án chuẩn bị khi sự cố xảy ra. Ngoài ra, Công ty Điện lực thành phố phải đảm bảo cung cấp điện xuyên suốt trong những ngày diễn ra Chương trình…