Mục đích của Kế hoạch là tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 và các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đến cán bộ, công chức, viên chức nhằm nâng cao nhận thức về vị trí, vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ.

Kế hoạch cũng đề ra yêu cầu nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức đạt hiệu quả cao; đồng thời nâng cao trách nhiệm của công chức, viên chức trong việc lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

Công tác văn thư, lưu trữ cần được thực hiện theo nề nếp, khoa học, đúng quy định của pháp luật, nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả giải quyết công việc, đáp ứng yêu cầu công tác cải cách hành chính và Chính phủ điện tử hiện nay. Bên cạnh đó, việc thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ sẽ trở thành một trong các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ đối với công chức, viên chức, và là căn cứ đánh giá thi đua hàng năm đối với tập thể, cá nhân.

Theo Kế hoạch, công tác quản lý, chỉ đạo và thực hiện nhiệm vụ thường xuyên bao gồm: Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ; thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ; và bố trí kinh phí cho công tác này. Các nội dung cụ thể bao gồm: tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; xây dựng, ban hành các văn bản quản lý, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ; công tác tổ chức cán bộ, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ; kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.

Công tác nghiệp vụ văn thư và lưu trữ sẽ được thực hiện tại các cơ quan, tổ chức và Lưu trữ lịch sử cấp thành phố, đặc biệt là việc triển khai Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về thực hiện Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2022 - 2025". Việc tiếp tục nâng cấp chức năng lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan qua hệ thống phần mềm quản lý văn bản sẽ giúp tạo cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan, tổ chức, phục vụ cho việc lưu trữ và khai thác, sử dụng tài liệu hiệu quả. Cùng với đó, trang Web của Trung tâm Lưu trữ lịch sử sẽ được nâng cấp thành Cổng thông tin điện tử để phục vụ công tác công bố tài liệu trực tuyến.

Cơ quan, tổ chức tiếp tục xây dựng kế hoạch lưu trữ điện tử hàng năm theo Kế hoạch số 138/KH-UBND ngày 29/10/2020 của UBND thành phố về việc triển khai thực hiện Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2020 - 2025", phù hợp với cơ cấu tổ chức, bộ máy và nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị.

Để thực hiện tốt công tác này, UBND thành phố yêu cầu tăng cường bố trí kinh phí cho công tác văn thư và lưu trữ theo quy định pháp luật, đặc biệt là đầu tư thiết bị phục vụ quản lý, bảo quản tài liệu giấy và tài liệu điện tử; đồng thời đầu tư kinh phí xây mới, cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ cơ quan để bảo quản tài liệu an toàn.

UBND thành phố cũng giao Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức căn cứ tình hình thực tế tại đơn vị để xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ. Các cơ quan, tổ chức cần gửi kế hoạch thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2025 và các văn bản có liên quan về Sở Nội vụ tổng hợp và báo cáo UBND thành phố trước ngày 31/3/2025. Các đơn vị phải thực hiện chế độ báo cáo công tác văn thư, lưu trữ đúng quy định, đảm bảo chất lượng và đúng thời gian.