Theo đó, Sở Nội vụ đề nghị các cơ quan, tổ chức thường xuyên rà soát điều kiện môi trường, Kho Lưu trữ đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ trong điều kiện thời tiết nắng nóng và mưa, bão. Trong đó, tập trung tuyên truyền, phổ biến đến công chức, viên chức về việc bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu; chủ động trong công tác phòng cháy, chữa cháy và các biện pháp an toàn về điện tại Kho Lưu trữ của cơ quan, đơn vị.

Theo đó, sửa chữa, mua sắm, nâng cấp trang thiết bị bảo quản tài liệu trong Kho, phòng Lưu trữ; hệ thống, phương tiện phục vụ công tác phòng cháy, chữa cháy; phòng trừ mối mọt, côn trùng, chống thấm, dột, thông gió để tài liệu lưu trữ không bị ướt và ẩm mốc.

Đồng thời, tổ chức sắp xếp ngăn nắp, khoa học Kho Lưu trữ; thường xuyên kiểm tra để có biện pháp khắc phục, đảm bảo tốt môi trường trong Kho Lưu trữ theo quy định.

Thực hiện đúng chế độ nộp, lưu và bảo quản hồ sơ, tài liệu tập trung tại Lưu trữ cơ quan, tránh để hồ sơ tồn đọng; kịp thời chuyển những hồ sơ, tài liệu có giá trị lịch sử về Kho Lưu trữ chuyên dụng của thành phố theo quy định.

Trường hợp xảy ra mối, mọt, cháy nổ, ẩm ướt ảnh hưởng trực tiếp đến hồ sơ, tài liệu lưu trữ đề nghị cơ quan, tổ chức chủ động, tích cực xử lý tại chỗ, hạn chế thấp nhất thiệt hại đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Đồng thời, thông báo với Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) và các cơ quan có thẩm quyền để phối hợp tìm các biện pháp khắc phục thiệt hại kịp thời.