Trên cơ sở đó, Chủ tịch UBND thành phố đề nghị Giám đốc sở, Thủ trưởng cơ quan ban, ngành thành phố; Chủ tịch UBND quận, huyện; Thủ trưởng cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử khẩn trương khắc phục việc chậm trễ ban hành các văn bản chỉ đạo, điều hành về công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị; tiếp tục tổ chức triển khai thực hiện có hiệu quả Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 5/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư và các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ của địa phương; tăng cường tuyên truyền, phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về công tác văn thư của Trung ương và thành phố. Đồng thời, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý công tác văn thư nhằm nâng cao nhận thức, trách nhiệm cho công chức, viên chức đối với công tác văn thư tại các cơ quan, tổ chức.

Hàng năm, chỉ đạo việc ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ và Danh mục hồ sơ cơ quan; rà soát sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu và Quy chế công tác văn thư, lưu trữ (nếu xét thấy cần thiết).

Bên cạnh đó, tăng cường chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; chỉ đạo các đơn vị trực thuộc thực hiện các nội dung về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định.

Quan tâm bố trí, cải tạo, nâng cấp phòng, kho lưu trữ và trang thiết bị đảm bảo đúng quy định để bảo quản hồ sơ, tài liệu an toàn, thuận tiện cho việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ (như quạt hút, hệ thống báo cháy, máy điều hòa, giá kệ, bìa, hộp bảo quản tài liệu) đặc biệt chú trọng công tác phòng cháy, chữa cháy.

Thủ trưởng cơ quan, đơn vị chỉ đạo rà soát, xác định tài liệu hết thời hạn bảo quản, lập danh mục hồ sơ đề nghị thẩm tra, tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định nhằm giảm bớt giấy tờ không cần thiết, giảm quá tải tài liệu tồn đọng tại Kho Lưu trữ của cơ quan, đơn vị.

Ngoài ra, Chủ tịch UBND thành phố giao Giám đốc Sở Nội vụ tiếp tục hướng dẫn các cơ quan, đơn vị về công tác văn thư, lưu trữ; đồng thời, đôn đốc, kiểm tra, giám sát việc thực hiện chỉ đạo tại Công văn này, tổng hợp báo cáo UBND thành phố xem xét, giải quyết.